Ab 2025 wird die E-Rechnung erstmalig eingeführt.
Deshalb stellen sich einige Fragen, inwiefern Handlungsbedarf für Ihr Unternehmen besteht.
Eines ist nämlich sicher: Es wird den Prozess aller beeinflussen.
Nachfolgend haben wir Ihnen einige Informationen zusammengefasst und möchten gleichzeitig Möglichkeiten und Lösungen anbieten, um Sie bestmöglich auf die E-Rechnung vorzubereiten.
Was genau wird geändert?
Ab 01. Januar 2025 sind Unternehmer verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu empfangen.
Hintergrund des Fiskus dabei ist, die Digitalisierung voranzutreiben.
Langfristig soll ein elektronisches Meldesystem eingeführt werden, mit dem die Rechnungsdaten direkt über die Finanzverwaltung laufen sollen und somit der Umsatzsteuerbetrug besser bekämpft werden kann.
E-Rechnung – ich erhalte doch schon Rechnungen im PDF-Format?!
Mag sein, dies entspricht jedoch nicht der sogenannten E-Rechnung!
Das PDF-Format ist zwar digital, entspricht aber nicht der elektronischen Rechnung.
Die E-Rechnung ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft:
Formate wie ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) und XRechnung entsprechen den Voraussetzungen.
Anders gesagt, sind E-Rechnungen ein XML-Datensatz, welcher systemseitig ausgelesen werden kann.
Die reine PDF-Rechnung entspricht nicht der „automatisierten Weiterverarbeitung“.
Was bedeutet dies konkret?
Grundsätzlich besteht ab 01. Januar 2025 die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle B2B-Leistungen. Zudem mussen beide Unternehmen (Rechnungssteller und Empfänger) im Inland ansässig sein.
Für die Umsetzung von E-Rechnungen hat der Gesetzgeber (grundsätzlich) noch bis 2026 Zeit gegeben.
Sobald Sie aber E-Rechnungen empfangen, müssen diese auch von Ihnen korrekt verarbeitet werden.
Unsere Empfehlung ist deshalb, zeitnah Lösungen zum Ausstellen und Empfangen von Rechnungen in Ihrem Unternehmen zu schaffen.
Sprechen Sie deshalb mit Ihrem Softwareanbieter und lesen Sie die nachfolgenden Ausführungen.
Gibt es Übergangsregelungen?
Ja und nein.
Bis einschließlich 31.12.2026 (Stand heute) sind Papier- und PDF-Rechnungen noch zulässig.
Ab 2027 sind Papier- und PDF-Rechnungen nur noch von ausstellenden Unternehmern mit einem Umsatz von nicht mehr als 800.000 Euro im verg. Kalenderjahr zulässig.
Der Empfang von E-Rechnungen muss jedoch bereits ab 2025 gewährleistet sein!
Das bedeutet, E-Rechnungen müssen ordnungsgemäß und revisionssicher archiviert werden.
Hier gibt es keine Schonfrist bzw. Übergangsregelung.
Ausnahmen von der E-Rechnung
Von der E-Rechnung ausgenommen sind (Stand heute):
Diese werden nach wie vor in Papier- oder PDF-Form anerkannt.
Es spielt jedoch keine Rolle, ob oder welchen Umsatzsteuerausweis Sie anwenden.
Auch für steuerfreie Leistungen sowie bei Anwendung der Kleinunternehmer-Regelung gilt die E-Rechnungspflicht!
Konsequenzen für Ihr Unternehmen
Die Konsequenzen der E-Rechnung sind nicht zu unterschätzen.
Denn nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt bekanntermaßen zum Vorsteuerabzug.
Laut Finanzverwaltung gilt nur noch die E-Rechnung (abgesehen oben genannter Ausnahmen) als ordnungsgemäß.
Aktuell soll es auch hier eine Übergangsfrist für den Vorsteuerabzug geben, so dass Rechnungen bis 31.12.2027 auch ohne die E-Rechnungs-Voraussetzungen zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Hier sollte jedoch dringend und schnellstmöglich auf das neue Format umgestellt werden, um hier letztendlich frühzeitig von etwaigen „Notlösungen“ wegzukommen, die bei Prüfungen immer Streitpotential hervorrufen können.
Natürlich kann es auch umgekehrt seitens Ihres Kundenstammes zu Beanstandungen kommen, sobald diese von Ihnen eine gültige (ordnungsgemäße) E-Rechnung verlangen.
Und nun?
Mit der neu eingeführten Rechnung hat sich die Finanzverwaltung einem Mammutprojekt gewidmet. Letztendlich handelt es sich aber um eine EU-Vorgabe, welche lokal umgesetzt werden muss.
Für das Folgejahr sollten Sie gerüstet sein, Rechnungen ordnungsgemäß empfangen zu können.
Auch die Erstellung von Ausgangsrechnungen sollte zeitnah geklärt werden, um hier zeittechnisch nicht in Bedrängnis zu kommen, damit Sie Ihren (Firmen-)Kunden Rechnungen ausstellen können.
Nachfolgend führen wir Sie zu Ihrer Lösung, wie die Umsetzung gelingt.
Natürlich ist nicht für jeden die Opitmal-Lösung aufgeführt, da das Thema sehr individuell angegangen werden muss.
Zögern Sie deshalb nicht, Ihren Ansprechpartner bzw. Ihre Ansprechpartnerin zu kontaktieren, wie die Umsetzung aufwands- und kostengünstig möglich ist.
I. Empfang von Rechnungen
Grundsatz
Nutzen Sie zeitnah (am besten schon jetzt damit anfangen) eine
zentrale E-Mail-Adresse (z. B. rechnung@xxx oder invoice@xxx) zum Empfang aller Eingangsrechnungen.
Der Eingang über die „Standard“-Adresse (meist info@/kontakt@) oder mehrere E-Mail-Adressen wird schnell unübersichtlich und es können Rechnungen untergehen.
Vermeiden Sie dies und richten Sie ein Postfach ein, auf dem ausschließlich Rechnungen eingehen.
Folge
Für Sie als Hinweis:
Wir als LOBUS GmbH versenden ab 2025 die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format an Sie.
II. Erstellen und Versenden von Rechnungen
Grundsatz
Hier besteht aktuell noch nicht der Zeitdruck wie beim Rechnungsempfang.
Da bis Ende 2026 jedoch eine Lösung gefunden werden muss bzw. auch Ihr Kundenstamm von Ihnen eine E-Rechnung verlangen darf, sollte hier ebenfalls zeitnah über den Wechsel zur E-Rechnung nachgedacht werden.
Holen Sie deshalb bereits jetzt Ihre Kunden-E-Mail-Adressen ein, damit Sie, sobald Sie mit dem E-Rechnungsversand loslegen, bereits das korrekte Postfach Ihrer Kunden in Ihrer Datenbank erfasst haben.
Unsere Empfehlung für alle Unternehmen (mit Ausnahme von Leistungen an öffentliche Auftraggebende) ist die Umstellung auf das ZUGFeRD-Format.
Hier ist eine transparentere Darstellung zum Versand an Kunden möglich, da „nur“ zusätzlich zur gewohnten PDF-Rechnung eine XML-Datei versandt wird.
Bei der XRechnung hingegen gibt es keine (auf den ersten Blick) einsehbare Rechnung mehr als PDF-Datei, da nur noch eine XML-Datei versandt wird.
Folge
Was ist für mich zu tun?
Grundsätzlich empfiehlt sich ein Wechsel des Rechnungssystems immer zum Jahreswechsel. Prüfen Sie deshalb:
Mit Beachtung dieser Ausfühungen und dem sinvollen Einsatz der geeigneten Tools sind sie bestens gewappnet für die E-Rechnung und damit einhergehende Digitalisierung!
Abschließend möchten wir unser Fazit zur Themat E-Rechnung abgeben.
Wie die meisten neuen Projekte (primär in der Digitalisierung) werden die ersten Versuche holprig funktionieren. Wir sind aber guter Dinge, dass uns der Schritt zu E-Rechnung digitaler und damit künftig auch allen mehr Zeit einspart.
Sehen Sie die Gesetzesänderung als Chance und lassen Sie sich auf die neuen Möglichkeiten ein.
Seien Sie versichert: Wir lassen Sie nicht im Regen stehen 😉!
Für alle Themen, Fragen oder Unsicherheiten stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Vereinbaren Sie einfach einen Termin, in dem wir in Ruhe Ihre Prozesse besprechen können.
Ihre LOBUS GmbH
